Digital Asset Management ist ein Begriff, der heute immer wieder fällt, wenn über Bild- und Dokumentenverwaltung gesprochen wird. Ich möchte Ihnen einen Einblick darin geben, worüber dabei eigentlich gesprochen wird. Wir schauen uns an, was ein Digital-Asset-Management-System ist, wie es funktioniert, warum Museen, Sammlungen und Archive es benötigen (oder vielleicht nicht benötigen) – und welche Herausforderungen mit der Einführung dieser Systeme zusammen hängen.
Warum es so etwas wie spezialisierte Software für das Management digitaler Assets überhaupt gibt, möchte ich an einem kleinen Beispiel erklären. Über Ansel Adams sagt man, er hätte damals seine Fachkamera gerne auch mal, ohne DAS Foto zu machen, von einem Berg wieder heruntergetragen, weil das Licht nicht perfekt war. Dann kamen die Filmrollen, und es waren schon 36 Bilder, die ich ohne „Nachladen“ mit einer Kamera machen konnte. Heute haben wir Digitalkameras, auf deren Speicherkarten Platz für mehrere Tausend hochauflösende Farbbilder ist. Diesen nutzen wir – das kennen Sie aus eigener Erfahrung. Wir machen ein Bild und „zur Sicherheit“ noch ein zweites und noch ein drittes aus einem anderen Winkel.
Auf diese Weise wächst allein im Bereich der Fotografie jeden Tag ein Berg an digitalen Dokumenten, den wir verschlagworten, ablegen, sichern und von Zeit zu Zeit auch benutzen müssen. Dabei habe ich noch nicht all die Word-Dokumente, PDFs, Audio- und Videodokumente oder E-Mails erwähnt, die unseren Alltag überfluten.
Diese Flut manuell zu bändigen ist eine unmögliche Aufgabe. Trotzdem sehe ich in den meisten Museen, mit denen ich zu tun habe, dass genau dies gemacht wird: Fotos werden in Ordner sortiert, dupliziert, in andere Ordner kopiert, bearbeitet, umbenannt, versehentlich gelöscht.
Genau an dieser Stelle kommen Digital Asset Management-Systeme ins Spiel. Ihre Aufgabe ist es, die Verwaltung dieses Dokument-Berges zu übernehmen:
- Sie registrieren, archivieren und versionieren Dokumente.
- Sie steuern den Zugriff auf die Dokumente
- Sie verknüpfen Metadaten mit Dokumenten, um sie besser für Suchvorgänge zu erschließen.
- Sie bieten Recherchemöglichkeiten, die Inhalt und Metadaten einbeziehen.
- Sie bieten die Möglichkeiten der Manipulation, des Exports und der Bereitstellung von Dokumenten.
Richtig oder falsch?
Testen Sie hier Ihr, ob Ihre Erwartungen an Digital-Asset-Management-Systeme korrekt sind.
Meine Erfahrungen in verschiedenen Projekten zeigen, dass die Erwartungshaltung bezüglich eines Digital-Asset-Management-Systems im Allgemeinen groß ist. Manchmal riesig. Sehr oft zu groß.
Die folgenden Aussagen illustrieren weit verbreitete Annahmen über den Leistungsumfang von Digital-Asset-Management-Systemen:
- Endlich werde ich nie wieder Photoshop benötigen, denn ich kann alle meine Bilder nun im DAMS bearbeiten!
- Wir können unser Sammlungsmanagement-System abschalten – wir dokumentieren jetzt ALLES direkt im DAMS!
- Wir brauchen kein Content-Management-System für unsere Online-Sammlung mehr! Unser DAMS kann ja auch direkt im Web publizieren.
- Dokumente sind doch auch Digital Assets – also haben wir mit unserem DAMS auch den Bedarf für ein Dokumenten-Management-System gedeckt.
Lesen Sie in in Teil 2 dieser Artikelserie, welche Fähigkeiten Sie tatsächlich von einem Digital-Asset-Management-System erwarten können.