Ich werde zur Beantwortung der Frage, was Digital-Asset-Management-Systeme leisten, nicht über konkrete Produkte einzelner Anbieter zu sprechen. Auf dem Markt gibt es heute eine kleine Auswahl von ausgereiften Produkten mit einer großen Anzahl von Features für nahezu jeden Anwendungsfall. Daneben existiert eine große Auswahl von Produkten, die nur Teilbereiche der Gesamtaufgabe Digital Asset Management abdecken. Diese müssen nicht schlechter sein, aber die richtige Auswahl erfordert, vorher genau zu wissen, was man sich von einem solchen System verspricht.
Bestandteile eines Digital-Asset-Management-Systems
Erfahren Sie hier, was zu einem DAMS dazu gehört.
Ein DAMS besteht typischerweise aus drei Komponenten:
- einem Asset Repository – also einem Ablageort für Dateien, die vom System verwaltet werden
- einer Datenbank, welche beschreibende Informationen zu den verwalteten Dateien enthält
- einer Software, die sich um Zugriffssteuerung, Verwaltung, Medienkonvertierung, Import und Export kümmert.
Datenbank und Asset Repository werden vom DAMS automatisch synchronisiert: Zu jeder Datei im Repository existiert ein Asset-Datensatz in der Datenbank und umgekehrt.
Hauptaufgaben eines Digital-Asset-Management-Systems
Lernen Sie, was Sie mit einem Digital-Asset-Management-System alles tun können.
Folgende Aufgaben erledigt ein DAMS vor allem:
Import von Assets
Um mit einem DAMS arbeiten zu können, müssen Ihre Dateien natürlich erst einmal in das System hineinkommen. Dies kann auf unterschiedliche Weise erfolgen.
- Variante 1: Die Blackbox
Ein typischer Weg ist, dass die zu importierende Datei auf irgendeine Weise „hochgeladen“ wird. Es wird also eine Kopie der Originaldatei in das System importiert, wobei die Originaldatei nach erfolgreichem Import vernichtet werden kann. Die Datei wird vom System analysiert, die verfügbaren Metadaten ausgelesen und im Asset-Datensatz gespeichert und die Datei anschließend im Asset Repository abgelegt. Fast alle web- oder cloudbasierten Asset-Management-Systeme nutzen diese Möglichkeit, Assets zu importieren.
- Variante 2: Der Wachhund
Ein anderer Weg ist, dass ein bestimmter Bereich im Dateisystem eines Computers – typischerweise eines Dateiservers – automatisch überwacht wird. Jede neue Datei, die in diesem Bereich abgelegt wird, führt automatisch zur Anlage eines Asset-Datensatzes, der dann sofort mit den Metadaten aus der Datei gefüllt wird. Auch jede Änderung, Verschiebung und Löschung von Dateien führt zu entsprechenden Aktivitäten in der Asset-Datenbank.
Dieser „Watchdog“-Mechanismus eröffnet die Möglichkeit, das Image Repository in einem für Anwender zugänglichen Teil des Dateisystems anzulegen. Der Vorteil ist, dass Benutzer so auch ohne direkt Verwendung des DAMS auf Assets zugreifen, sie importieren und verändern können. Was gleichzeitig auch der größte Nachteil dieses Ansatzes ist – wie Sie sich vorstellen können.
Metadaten-Anreicherung
Einmal importiert, stehen die Assets für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. Nun sollte die Anreicherung mit weiteren Metadaten erfolgen. Damit kann ich meine Dateien individuell verschlagworten und mit zusätzlichen Informationen hinterlegen, die später die gezielte Suche nach bestimmten Dateien sehr erleichtern. Die meisten Asset-Management-Systeme verfügen dafür zum einen über ein vordefiniertes Set an Datenfeldern für die üblichen Standard-Metadaten der verschiedenen Medientypen, also IPTC, EXIF, XMP, ID3 und ähnliche.
Darüber hinaus können aber auch – meist individuell je Katalog – benutzerdefinierte Datenfelder festgelegt und mit - ebenfalls frei definierbarem - Vokabular hinterlegt werden. Das ist eine sehr interessante Option, da ich hier die Möglichkeit habe, zum Beispiel Daten aus dem Sammlungsmanagement-System, die üblicherweise die recht eng gesteckten Rahmen der standardisierten Metadaten-Sets sprengen, zur Unterstützung der Suche zu hinterlegen.
Manche Asset-Management-Systeme gehen sogar noch einen Schritt weiter und analysieren beispielsweise Fotos auf semantischer Ebene. Das ermöglicht Ihnen später eine Suche nach eher blauen oder grünen Fotos...oder mit lächelnden Menschen.
Wie bereits erwähnt, ermitteln DAMS Metadaten, die einem Standard entsprechen, bereits beim Import der Datei. Alle darüber hinaus gehenden Metadaten können manuell eingegeben werden, aber zum Beispiel über eine passende Anbindung automatisch aus einem vorhandenen Sammlungs-Management-System geladen werden – dazu später noch etwas mehr.
Suche nach Assets
Jedes Asset-Management-System verfügt über eine schnelle Suche – entweder als Volltext- oder feldbasierte Suche, manchmal auch beides. Darüber lassen sich einfach Recherchen im Gesamtbestand durchführen – die Suchergebnisse können verwendet werden, um Exporte und Batch-Verarbeitung zu steuern.
Außerdem können Suchergebnisse oft in Galerien für die spätere Verwendung gesammelt werden. Diese Gallerien werden bei einigen Systeme dafür verwendet, die enthaltenen Assets in jeweils eigenen Webpräsenzen zu veröffentlichen.
Ob und in welcher Form Assets über die Suche gefunden und exportiert werden können, lässt sich bei den meisten Systemen über Rechte festlegen. Auf diese Weise kann gesteuert werden, ob ein Benutzer ein hochauflösendes Original oder nur ein mit einem digitalen Wasserzeichen versehenes Thumbnail erhält.
Bereitstellung von Assets
Natürlich möchte man mit den erfassten, gesuchten und hoffentlich auch wiedergefundenen Assets später dann auch arbeiten.
Das geht mit einem Asset Management System deutlich besser als mit einfach im Dateisystem abgelegten Bilddateien.
Digital-Asset-Management-Systeme erlauben es, Assets in vielen unterschiedlichen Formaten auszugeben. Die originale, hochauflösende TIFF-Datei wird also erst beim Export in das Format umgewandelt, dass der Benutzer jeweils gerade benötigt.
Dabei können gleichzeitig auch weitere Manipulationen am Asset vorgenommen werden, beispielsweise Metadaten aktualisiert oder Wasserzeichen eingerechnet werden.
Außerdem besteht die Möglichkeit, unterschiedlichen Benutzern auch unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Assets einzuräumen. Zum Beispiel wäre es möglich, bestimmten Benutzern den Download nur in einer bestimmten Qualitätsstufe und ausschließlich mit Wasserzeichen zu erlauben.
Das Ergebnis eines Exports muss übrigens nicht unbedingt die Mediendatei selbst sein. Viele Asset-Management-Systeme bieten die Möglichkeit, Medien in einem integrierten Download-Portal oder sogar in einer speziell für den Export angepassten Website verfügbar zu machen.
Das funktioniert meist so, dass über die Suche zunächst eine Galerie der zu exportierenden Medien erstellt wird – und diese werden dann gesammelt entweder eben zum Download bereitgestellt, oder sie werden in einer eigene, kleinen Website präsentiert.
Eine sehr benutzerfreundliche und sicher auch eindrucksvolle Art und Weise, Projektpartnern den Zugriff auf bestimmte Medien zu gewähren.
Integration mit anderen Systemen
Ein System sollte keine Insel sein – und so ist es in manchen Fällen gewünscht, externe Systeme direkt an das DAMS anzubinden. Dazu bieten einige Systeme eine sogenannte API – ein Application Programming Interface – an.
Über eine API können externe System auf viele der Funktionen, die das DAMS bietet, auch ohne jede menschliche Interaktion in Form einer Maschine-zu-Maschine-Kommunikation zugreifen. Das klingt ein bisschen gruselig, ist aber sehr praktisch, weil so andere Systeme zum Beispiel gezielt Assets in genau der benötigten Auflösung anfordern können, ohne selbst eine Kopie der entsprechenden Datei vorhalten zu müssen.
Die heute verwendeten APIs nutzen meist das HTTP-Protokoll für die Kommunikation zwischen den jeweiligen Systemen – also einen Standard, der zum Beispiel auch von Webbrowsern genutzt wird. Das ist wichtig, wenn es darum geht, Hürden wie Firewalls, Virenscanner und IT-Bürokratie zu überwinden.
Wichtig ist dabei jedoch folgendes: Allein das Vorhandensein einer API bedeutet nicht, dass auch Kommunikation stattfindet. Es ist immer eine Software nötig, welche die entsprechende API auch ansprechen kann. Momentan sind die meisten API hersteller- und produktspezifisch.
Allerdings existiert zum Beispiel mit IIIF ein Standard, welcher das Dilemma beseitigen könnte, für jedes DAMS eine angepasste Kommunikationsschnittstelle konstruieren zu müssen. Momentan unterstützt jedoch noch keiner der etablierten DAMS-Anbieter IIIF.
Und hier nun ein paar denkbare Anwendungsfälle für die API-Anbindung eines DAMS:
- Sammlungs-Management-System:
Diese Zusammenarbeit ist ausgesprochen nützlich. Über eine API könnte das Sammlungs-Management-System direkt auf die Assets zugreifen und könnte sie bei Bedarf laden. - Content-Management-System:
Das CMS könnte Bilder, die auf der Website dargestellt werden sollen, ebenfalls direkt aus dem DAMS - Ausstellungssysteme:
Medienstationen könnten Videos oder Audiodateien direkt aus dem Asset-Management streamen. - Mobile Apps:
Steh die API auch für externen Zugriff zur Verfügung, wäre es sogar möglich, mobilen Apps Zugriff auf die im DAMS gespeicherten Medien zu geben.
Das sind nur einige der vielen Möglichkeiten, die Ihnen die Kopplung des DAMS mit anderen Systemen bietet.
Lesen Sie im dritten Teil dieser Artikelserie, was Sie bei der Einführung von Digital-Asset-Management-Systemen berücksichtigen müssen.