BeeCollect Professional ist ein leistungsfähiges datenbankgestütztes Werkzeug, das in unterschiedlichen Bereitstellungsvarianten erhältlich ist. Sie haben die Wahl, ob Sie die Software im eigenen Netzwerk betreiben, sich selbst um einen Hosting-Provider kümmern oder unsere Hosting-Pakete nutzen möchten.
Je nach Installationsart nutzen Sie für die Arbeit mit BeeCollect Professional einen Desktop-Client auf Ihrem Windowsrechner oder den Webbrowser. Mit dem Webbrowser kann der Zugriff auf BeeCollect Professional ortsunabhängig und plattformübergreifend, auf einem Endgerät Ihrer Wahl erfolgen.
Ganz egal mit welchem technischen Unterbau Sie BeeCollect Professional nutzen, Sie erhalten ein vielseitiges und zuverlässiges Instrument für eine schnelle und effiziente Prozessgestaltung und legen die Grundlage für eine nachhaltige Dokumentation Ihrer Museumsarbeit.
Funktionsumfang
Deckt die typischen Arbeitsbereiche des Museumsbetriebes ab
Als Sammlungs-Management-System begleitet und unterstützt BeeCollect Professional unterschiedliche Arbeitsbereiche innerhalb eines Museums. Die für einen Arbeitsbereich relevanten Funktionen sind dabei oft in einem Programm-Modul zusammengefasst. Immer da, wo dies sinnvoll und nützlich ist, können die einzelnen Module auf Daten aus jeweils anderen Modulen zurückgreifen.
Folgende Arbeitsbereiche werden von BeeCollect Professional unterstützt:
- Inventarisierung und Dokumentation
Dieser Bereich beschäftigt sich vor allem mit der Erfassung und Dokumentation des Sammlungsbestandes.
Module in BeeCollect Professional:
- Sammlung
- Personen und Körperschaften
- Literatur
- Historische Ereignisse
Darüber hinaus steht in allen Modulen die Möglichkeit zur Verfügung, externe Medien und Dokumente einzubinden.
- Magazinverwaltung, Transporte und Restaurierung
Die Magazin- bzw. Depotverwaltung kümmert sich um die administrative Verwaltung des Sammlungsbestandes inklusive Standortveränderungen, Transporten und Restaurierungsmaßnahmen.
Module in BeeCollect Professional:
- Depot-Manager
- Transport
- Ausrüstung
- Restaurierung
- Ausstellungsmanagement und Leihverkehr
Die Planung und Durchführung von Ausstellungsprojekten, ihre Dokumentation und die administrative Abwicklung von Leihvorgängen gehören zu den Kernaufgaben eines Museums. Daher stellt BeeCollect Professional auch in diesem Bereich leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung, um die Mitarbeiter optimal zu unterstützen.
Module in BeeCollect Professional:
- Ausstellungen
- Verträge
- Fotobestellung
- Veranstaltungsmanagement
Übersichtliche und zuverlässige Hilfsmittel zur Planung des Mitarbeitereinsatzes und der Belegung von Ressourcen sind insbesondere in größeren Häusern nicht mehr wegzudenken. BeeCollect Professional bietet in diesem Bereich leistungsfähige Module für das Management von Führungen, Veranstaltungen und Raumvermietungen.
Module in BeeCollect Professional:
- Veranstaltungsmanager
- Veranstaltungskalender
- Ressourcen
- Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Die professionelle Verwaltung von Adressen und Kontakten, den mit ihnen verknüpften Informationen über Veranstaltungen, Verträge und Leihgaben ist ein wesentlicher Bestandteil von BeeCollect Professional. Die Adressen bilden dabei einen zentralen Datenpool, der von verschiedenen Abteilungen eines Museums verwendet werden kann. Leistungsfähige Werkzeuge für Seriendruck und Datenexport unterstützen Sie bei Ihren Versandaktionen.
Module in BeeCollect Professional:
- Adressverwaltung
- Adressgruppen / Kategorien
- Versand
- Medienverwaltung
In nahezu allen Modulen von BeeCollect Professional ist es möglich, externe Medien und Dokumente mit Datensätzen innerhalb des jeweiligen Moduls zu verknüpfen. Für Bilder, Websites und viele Medientypen ist dabei eine Vorschaufunktion innerhalb des Programms verfügbar.
Module in BeeCollect Professional:
- Media Manager
Mit Hilfe von BeeCollect Media wird die Verwaltung von Medien und Dokumenten in Benutzung und Administration noch einfacher: BeeCollect Media kümmert sich um die Zuordnung der Dateien zu den korrekten Datensätzen und verwaltet alle verknüpften Dateien in einem zentralen Repository. Darüber hinaus können Metadaten aus den Dateien gelesen oder in sie geschrieben werden – so werden ihre Dateien zu einem integrierten Bestandteil des Museums-Management-Systems.
- Suche / Recherche
BeeCollect Professional unterstützt die modulübergreifende Suche in allen Datenfeldern. Die Suchoptionen sind über die Administration des Systems in weiten Teilen konfigurierbar.
Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, eigene Suchfeldkombinationen zu speichern und als persönliche Standardsuche zu definieren. Darüber hinaus kann der Administrator allen Benutzern vordefinierte Suchkonstellationen zur Verfügung stellen.
Suchergebnisse können für die Bearbeitung, den Export oder Ausdruck direkt verwendet werden oder in Form von Objektgruppen dauerhaft gespeichert werden.
Module in BeeCollect Professional:
- Objektgruppe
- Metadatenpflege
BeeCollect Professional stellt Module zur Pflege von Beschriftungen innerhalb der Benutzeroberfläche, von Codelisten und Thesauri zur Verfügung. In vielen Bereichen ist es dabei möglich, Metadaten in mehreren Sprachen zu pflegen.
So enthält BeeCollect Professional die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche im laufenden Betrieb zwischen unterschiedlichen Sprachen umzuschalten.
Module in BeeCollect Professional:
- Vokabular
- Datenmodell
- Einstellungen
- Administration
Die Administration von BeeCollect Professional umfasst Funktionen zur Veränderungen von Grundeinstellungen sowie die Benutzer- und Rechteverwaltung.
Module in BeeCollect Professional:
- Einstellungen
- Benutzer
- Benutzergruppen
- Container
- Module
Im Bereich der Benutzerrechte wird ein System eingesetzt, welches vererbbare Berechtigungen auf Benutzer- und Gruppenebene erlaubt.
Benutzeroberfläche
Übersichtliches und intuitiv zu handhabendes Interface
BeeCollect Professional wurde so gestaltet, dass auch komplexe Aufgaben und Sachverhalte übersichtlich und klar dargestellt werden.
Geöffnete Module werden in Tabs ähnlich den Webseiten innerhalb eines Browserfensters angezeigt. Der Benutzer behält stets im Blick, welche Module und Datensätze geöffnet sind.
Gleiche Funktionen sind innerhalb des Programms auf gleiche Weise zugänglich, Funktionen wie die Suche, das Anlegen, Löschen, Kopieren und Ausgeben von Datensätzen sind systemweit standardisiert.
Darüber hinaus lassen sich Oberfläche und Funktionalität in weiten Teilen den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Museums anpassen.
Technische Rahmenbedingungen
Realisiert auf der Basis von etablierten Standards
BeeCollect Professional ist eine klassische Client-/Server-Anwendung. Falls Sie sich für das Hosting von Software und Datenbank bei uns entscheiden, müssen Sie sich nicht weiter mit speziellen technischen Betriebsvoraussetzungen befassen. In diesem Fall benötigen die Benutzer nur einen Webbrowser sowie ihre Zugangsdaten, um mit der Software zu arbeiten. Weitere Details zu unseren Hosting-Pakten finden Sie hier.
Für den Betrieb von BeeCollect Professional im eigenen Netzwerk gelten die folgenden Systemanforderungen:
- Client-Ressourcen
Die Client-Software von BeeCollect Professional ist auf allen aktuellen Windows-Betriebssystemen (Windows 10 oder höher) lauffähig. Für den Betrieb der Software ist die Installation des Microsoft .NET Frameworks in der Version 4.8 erforderlich.
Darüberhinausgehende Softwareanforderungen bestehen für den reinen Betrieb von BeeCollect Professional nicht. Auch die Hardwareanforderungen orientieren sich an den Mindestvoraussetzungen für Betriebssystem und Laufzeitumgebung. Wir empfehlen eine Mindestauflösung von 1920 × 1080 Punkten (Full-HD), um bequem mit der Software arbeiten zu können.
Für Druckausgaben und Exporte kann die Installation von Microsoft Office (Word / Excel) sinnvoll sein, ist aber nicht erforderlich. BeeCollect Professional erzeugt bei Druckausgaben und Exporten direkt die entsprechende Datei (docx bzw. xlsx), die bei Bedarf auch mit anderen Programmen (z.B. OpenOffice) geöffnet werden kann.
- Server-Ressourcen
BeeCollect Professional unterstützt standardmäßig das Datenbanksystem Microsoft SQL Server ab der Version 2014 aufwärts.
- Installation auf Terminalservern / Softwareverteilung
BeeCollect Professional ist voll terminalserver-fähig und unterstützt die Installation per Softwareverteilung.
- Speicherbedarf
Der Speicherbedarf für die SQL-Server-Datenbank liegt typischerweise zwischen 200 MB und 2 GB, je nach Menge der verwalteten Daten.
Für die Ablage von Medien ist ein entsprechend großer Storage erforderlich. Die tatsächlich erforderliche Größe hängt von der Menge der verwalteten Medien ab.
BeeCollect Professional ermöglicht standardmäßig die Ablage von Medien in drei verschiedenen DigitalAssetManagement-Systemen (Portfolio, Cumulus, Bynder), zwei Cloud-Storage-Systemen (Amazon S3, Microsoft AzureStorage), über WebDav eingebundenen Verzeichnissen sowie herkömmlichen Netzwerkfreigaben oder lokalen Datenträgern.
- Migration
Vorhandene Sammlungsdaten können aus allen denkbaren Vorgänger-Systemen in BeeCollect Professional übernommen und dort weitergenutzt werden.
Konditionen
Günstige Bedingungen für einen Wechsel zu BeeCollect Professional
Der Preis für den Einsatz von BeeCollect Professional wird pro Lizenz für einen gleichzeitigen Benutzer (Concurrent User) errechnet. Den Lizenzpreis teilen wir Ihnen gerne auf Anfrage mit.
Bei Interesse stellen wir Ihnen das System gerne persönlich oder im Rahmen einer Online-Präsentation vor. Auch die Nutzung einer aussagefähigen Demoversion können wir Ihnen vorab ermöglichen.
Referenzen
Renommierte Institutionen vertrauen auf BeeCollect Professional
Wir zählen namhafte Museen und Galerien zu unseren Kunden, die auf die Vielseitigkeit und Zuverlässigkeit von BeeCollect Professional vertrauen, unter anderen:
- Salzburg, Österreich: Salzburg Museum
- München, Deutschland: Museum Fünf Kontinente
- Frankfurt, Deutschland: Historisches Museum Frankfurt
- Leipzig, Deutschland: Museum der bildenden Künste Leipzig
- Leipzig, Deutschland: GRASSI Museum für Angewandte Kunst
- Frankfurt, Deutschland: Museum für Kommunikation
- Berlin, Deutschland: Museum für Kommunikation
- Bremerhaven, Deutschland: Deutsches Schifffahrtsmuseum
- Selb, Deutschland: Porzellanikon
- Chemnitz, Deutschland: Kunstsammlungen Chemnitz
Highlights
Die wichtigsten Argumente für BeeCollect Professional
- erstklassige Performance
- attraktives Lizenzmodell
- transparente, relationale Datenstruktur
- perfekte Zusammenarbeit mit allen anderen BeeCollect Produkten
- Anbindung von offenen Normdaten (z.B. GND, GeoNames etc.)
- Unterstützung etablierter Digital-Asset-Management-Systeme (Cumulus, Bynder, Portfolio)
Nächste Schritte
Sie sind interessiert und möchten weitere Informationen?
Wir beraten Sie gerne:
- Am Telefon unter +49 30 765 83 863
- Per E-Mail an info@solvatec.com
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!