BeeCollect Professional

Mit BeeCollect Professional bieten wir ein modernes Samlungs-Management-System, welches nahtlos alle unsere BeeCollect-Produkte integriert. Ebenso wichtig ist jedoch, dass sich in BeeCollect Professional unsere gesamte Erfahrung im Bereich der Sammlungs-Management-Systeme von mehr als 15 Jahren vereint.

BeeCollect Professional ist das umfassende Sammlungs-Management-System von Solvatec. Sein Funktionsumfang deckt die klassischen Arbeitsbereiche des Museumsbetriebes ab. Es bietet ein transparentes, datenbankgestütztes Werkzeug, um Prozesse schnell und effizient zu gestalten, und bildet darüber hinaus die Grundlage für eine nachhaltige Dokumentation der Museumsarbeit.

BeeCollect Professional basiert auf einem transparenten relationalen Datenmodell, das mit der Datenstruktur des Sammlungs-Management-Systems MuseumPlus Classic vollständig  kompatibel ist. Realisiert auf der modernen Entwicklungsplattform .NET von Microsoft, stellt Ihnen BeeCollect Professional alle Funktionen zur Verfügung, die Sie von einem zeitgemäßen Sammlungs-Management-System erwarten können.

BeeCollect Professional wird im IV. Quartal 2017 für den produktiven Einsatz zur Verfügung stehen. Speziell für Institutionen, die das Programm MuseumPlus Classic der Firma zetcom einsetzen, wird dann die Möglichkeit bestehen, ihre vorhandenen Sammlungsdaten direkt, ohne aufwändige Migration unter BeeCollect Professional weiter zu nutzen. Auch alle Einrichtungen, die bisher noch kein entsprechendes System benutzen, erhalten mit BeeCollect Professional unmittelbar Anschluss an aktuelle technische Standards.

Funktionsumfang

Deckt die typischen Arbeitsbereiche des Museumsbetriebes ab

Als Sammlungs-Management-System begleitet und unterstützt BeeCollect Professional unterschiedliche Arbeitsbereiche innerhalb eines Museums. Die für einen Arbeitsbereich relevanten Funktionen sind dabei oft in einem Programm-Modul zusammengefasst. Die einzelnen Module können dabei auf Daten aus jeweils anderen Modulen zurückgreifen, wo dies sinnvoll und nützlich ist 

  • Inventarisierung und Dokumentation

    Dieser Bereich beschäftigt sich vor allem mit der Erfassung und Dokumentation des Sammlungsbestandes.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Sammlung

     - Personen und Körperschaften

     - Literatur

     - Historische Ereignisse

    Darüber hinaus steht in allen Modulen die Möglichkeit zur Verfügung, externe Medien und Dokumente einzubinden.

  • Magazinverwaltung, Transporte und Restaurierung

    Die Magazin- bzw. Depotverwaltung kümmert sich um die administrative Verwaltung des Sammlungsbestandes inklusive Standortveränderungen, Transporten und Restaurierungsmaßnahmen.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Standortverwaltung

     - Transport

     - Mittel

     - Restaurierung

  • Ausstellungsmanagement und Leihverkehr

    Die Planung und Durchführung von Ausstellungsprojekten, ihre Dokumentation und die administrative Abwicklung von Leihvorgängen gehören zu den Kernaufgaben eines Museums. Daher stellt BeeCollect Professional auch in diesem Bereich leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung, um die Mitarbeiter optimal zu unterstützen.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Ausstellungsmanager

     - Verträge

     - Fotobestellung

     - Autoren und Texte

  • Veranstaltungsmanagement

    Übersichtliche und zuverlässige Hilfsmittel zur Planung des Mitarbeitereinsatzes und der Belegung von Ressourcen sind insbesondere in größeren Häusern nicht mehr wegzudenken. BeeCollect Professional bietet in diesem Bereich leistungsfähige Module für das Management von Führungen, Veranstaltungen und Raumvermietungen.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Veranstaltungsmanager

     - Veranstaltungskalender

     - Ressourcenmanager

  • Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

    Die professionelle Verwaltung von Adressen und Kontakten, den mit ihnen verknüpften Informationen über Veranstaltungen, Verträge und Leihgaben ist ein wesentlicher Bestandteil von BeeCollect Professional. Die Adressen bilden dabei einen zentralen Datenpool, der von verschiedenen Abteilungen eines Museums verwendet werden kann. Leistungsfähige Werkzeuge für Seriendruck, Export und Mailversand sind dabei ebenso selbstverständlich wie die Anbindung an Services wie MS Exchange oder Office365 oder eine integrierte Doublettensuche und -beseitigung.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Adressverwaltung

     - Adressgruppen / Kategorien

     - Versand

     - Rechnungen

  • Medienverwaltung

    In nahezu allen Modulen von BeeCollect Professional ist es möglich, externe Medien und Dokumente mit Datensätzen innerhalb des jeweiligen Moduls zu verknüpfen. Für Bilder, Websites und viele Medientypen ist dabei eine Vorschaufunktion innerhalb des Programms verfügbar.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Media Manager

    Mit Hilfe von BeeCollect Media wird die Verwaltung von Medien und Dokumenten in Benutzung und Administration noch einfacher: BeeCollect Media kümmert sich um die Zuordnung der Dateien zu den korrekten Datensätzen und verwaltet alle verknüpften Dateien in einem zentralen Repository. Darüber hinaus können Metadaten aus den Dateien gelesen oder in sie geschrieben werden – so werden ihre Dateien zu einem integrierten Bestandteil des Museums-Management-Systems.

  • Suche / Recherche

    BeeCollect Professional unterstützt sowohl eine Volltext- als auch eine facettierte Suche. Beide Suchoptionen sind über die Administration des Systems in weiten Teilen konfigurierbar.

    Für die Volltextsuche werden für alle Kernmodule des Systems Kataloge angelegt, für die individuell festgelegt werden kann, welche Datenfelder der Tabellen des jeweiligen Moduls bei einer Suche berücksichtigt werden sollen.

    Die facettierte Suche erlaubt modulübergreifend die Auswahl von Datenfeldern, die bei einer Suche berücksichtigt werden sollen. Es stehen eine Reihe von Suchoperatoren für die Einschränkung des Suchergebnisses zur Verfügung.

    Volltext- und facettierte Suche können bei Bedarf miteinander verknüpft werden.

    Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, bestimmte Suchfeldkombinationen zusammen mit angegebenen Suchbegriffen zu speichern und als Standardsuche zu definieren. Darüber hinaus kann der Administrator allen Benutzern vordefinierte Suchkonstellationen zur Verfügung stellen.

    Suchergebnisse können für die Bearbeitung, den Export oder Ausdruck direkt verwendet werden oder in Form von Objektgruppen dauerhaft gespeichert werden.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Objektgruppe

    Hinweis zum Modul Leuchtpult aus MuseumPlus Classic : Die Funktion dieses Moduls wird in BeeCollect Professional vollständig vom Modul Objektgruppe übernommen.

  • Metadatenpflege

    BeeCollect Professional stellt Module zur Pflege von Beschriftungen innerhalb der Benutzeroberfläche, von Codelisten und Thesauri zur Verfügung. In vielen Bereichen ist es dabei möglich, Metadaten in mehreren Sprachen zu pflegen.

    So enthält BeeCollect Professional die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche im laufenden Betrieb zwischen unterschiedlichen Sprachen umzuschalten.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Code-Listen

     - Thesauri

     - Administration / Einstellungen

  • Administration

    Die Administration von BeeCollect Professional umfasst Funktionen zur Veränderungen von Grundeinstellungen sowie die Benutzer- und Rechteverwaltung.

    Module in BeeCollect Professional:

     - Administration / Einstellungen

     - Benutzer

     - Benutzergruppen

     - Container

    Im Bereich der Benutzerrechte wird ein System eingesetzt, welches vererbbare Berechtigungen auf Benutzer- und Gruppenebene erlaubt.

Benutzeroberfläche

Übersichtliches und intuitiv zu handhabendes Interface

BeeCollect Professional wurde so gestaltet, dass auch komplexe Aufgaben und Sachverhalte übersichtlich und klar dargestellt werden.

Geöffnete Module werden in Tabs ähnlich den Webseiten innerhalb eines Browserfensters angezeigt. Der Benutzer behält stets im Blick, welche Module und Datensätze geöffnet sind. 

Gleiche Funktionen sind innerhalb des Programms auf gleiche Weise zugänglich, Funktionen wie die Suche, das Anlegen, Löschen, Kopieren und Ausgeben von Datensätzen sind systemweit standardisiert.

Technische Rahmenbedingungen

Realisiert auf der Basis von etablierten Standards

BeeCollect Professional ist eine klassische Client-/Server-Anwendung. Folgende Systemanforderungen gelten für den Betrieb von BeeCollect Professional:

  • Client-Ressourcen

    Die Client-Software von BeeCollect Professional ist auf allen aktuellen Windows-Betriebssystemen (Windows 7 oder höher) lauffähig. Für den Betrieb der Software ist die Installation des Microsoft .NET Frameworks in der Version 4.6 erforderlich. 

    Darüberhinausgehende Softwareanforderungen bestehen für den reinen Betrieb von BeeCollect Professional nicht. Auch die Hardwareanforderungen orientieren sich an den Mindestvoraussetzungen für Betriebssystem und Laufzeitumgebung. Wir empfehlen eine Mindestauflösung von 1024x768 Punkten, um bequem mit der Software arbeiten zu können.

    Für Druckausgaben und Exporte kann die Installation von Microsoft Office (Word / Excel) sinnvoll sein, ist aber nicht erforderlich. BeeCollect Professional erzeugt bei Druckausgaben und Exporten direkt die entsprechende Datei (docx bzw. xlsx), die bei Bedarf auch mit anderen Programmen (z.B. OpenOffice) geöffnet werden kann.

    Updates für die Client-Software von BeeCollect Professional können bei verfügbarer Internetverbindung automatisch geladen und installiert werden. 

  • Server-Ressourcen

    BeeCollect Professional unterstützt standardmäßig das Datenbanksystem Microsoft SQL Server ab der Version 2008 R2 aufwärts.

  • Installation auf Terminalservern / Softwareverteilung

    BeeCollect Professional ist voll terminalserver-fähig und unterstützt die Installation per Softwareverteilung. Die Auslieferung der Software erfolgt wahlweise als ClickOnce-Installation (Download und Installation erfolgt über das Web) oder als msi-Installationspaket.

  • Speicherbedarf

    Der Speicherbedarf für die SQL-Server-Datenbank liegt typischerweise zwischen 200 MB und 2 GB, je nach Menge der verwalteten Daten.

    Für die Ablage von Medien ist ein entsprechend großer Storage erforderlich. Die tatsächlich erforderliche Größe hängt von der Menge der verwalteten Medien ab.

    BeeCollect Professional wird in der Releaseversion standardmäßig die Ablage von Medien in drei verschiedenen DigitalAssetManagement-Systemen (Portfolio, Cumulus, Bynder), zwei Cloud-Storage-Systemen (Amazon S3, Microsoft AzureStorage) sowie herkömmlichen Netzwerkfreigaben oder lokalen Datenträgern ermöglichen.

  • Migration

    Vorhandene Sammlungsdaten können aus allen denkbaren Vorgänger-Systemen in BeeCollect Professional übernommen und dort weitergenutzt werden.

    Dabei garantiert der Übergang von MuseumPlus Classic zu BeeCollect Professional einen besonders reibungslosen Ablauf. Durch die gegebene Kompatibilität hinsichtlich der Datenstruktur müssen zwischen diesen beiden Systemen keine Daten aufwändig migriert werden.

    Dies geht soweit, dass ein Parallelbetrieb von BeeCollect Professional und MuseumPlus Classic problemlos möglich ist. 

    BeeCollect Professional unterstützt dabei alle Microsoft-SQL-Server-Datenbanken der Programmversionen 4.5 und 5.0 von MuseumPlus Classic

Konditionen und Verfügbarkeit

Günstige Bedingungen für einen Wechsel zu BeeCollect Professional

Die Client-Software von BeeCollect Professional wird im IV. Quartal 2017 für den produktiven Einsatz zur Verfügung stehen.

Der Preis für den Einsatz von BeeCollect Professional wird pro Lizenz für einen gleichzeitigen Benutzer (Concurrent User) errechnet. Den Lizenzpreis teilen wir Ihnen gerne auf Anfrage mit.

Bei Interesse stellen wir Ihnen das System gerne persönlich oder im Rahmen einer Online-Präsentation vor. Auch die Nutzung einer aussagefähigen Demoversion können wir Ihnen vorab ermöglichen. 

Highlights

Die wichtigsten Argumente für BeeCollect Professional

  • erstklassige Performance
  • attraktives Lizenzmodell
  • transparente, relationale Datenstruktur
  • perfekte Zusammenarbeit mit allen anderen BeeCollect Produkten
  • Anbindung von offenen Normdaten (z.B. GND, AAT, GeoNames etc.)
  • Unterstützung etablierter Digital-Asset-Management-Systeme (Cumulus, Bynder, Portfolio)

Nächste Schritte

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