BeeCollect Media und Bynder im Nationalmuseum Stockholm

Lesen Sie wie BeeCollect Media für eine nahtlose Integration des cloud-basierten Digital-Asset-Management-Systems Bynder mit dem Sammlungs-Management-System MuseumPlus sorgt

Ausgangssituation

Das Nationalmuseum Stockholm ist Schwedens führendes Kunst- und Designmuseum und eines der bedeutendsten Museen Skandinaviens. Es verfügt über einen reichhaltigen und vielfätigen Bestand von über einer halben Million Objekten. Für die Verwaltung und Dokumentation dieses Bestandes kommt das Sammlungs-Management-System MuseumPlus zum Einsatz. 

Für die Verwaltung des Bestandes an sammlungsbezogenen Medien setzt das Nationalmuseum bereits seit einigen Jahren auf BeeCollect Media. Die Medien werden dabei basierend auf ihrem Dateinamen automatisch dem korrekten Sammlungsobjekt in MuseumPlus zugeordnet, in einer definierten Verzeichnisstruktur abgelegt und die Metadaten zwischen Mediendatei und MuseumPlus-Datenbank synchronisiert.

Auf diese Weise wird ein Medienbestand von etwa 300.000 Dateien effizient und sicher verwaltet.

Im Jahr 2016 entschied das Nationalmuseum über die Anschaffung eines Digital-Asset-Management-Systems, in welchem der große Bestand an nicht sammlungsbezogenen Medien digital registriert und zugänglich gemacht werden soll. Im Zuge der Restrukturierung der IT-Landschaft des Nationalmuseums wurde darüber hinaus beschlossen, die sammlungsbezogenen Medien nicht mehr auf Dateiservern, sondern ebenfalls im Digital-Asset-Management-System zu speichern.

Dies machte zum einen die Migration von etwa 80.000 hochauflösenden Medien in das anzuschaffende Digital-Asset-Management-System nötig, zum anderen musste für das Sammlungs-Management-System MuseumPlus eine geeignete Anbindung an das DAMS für den Zugriff auf die Medien und die Synchronisation der Metadaten geschaffen werden.

Umsetzung

Das Nationalmuseum Stockholm entschied sich für das vollständig cloudbasierte Digital-Asset-Management-System Bynder aus den Niederlanden. Das System beinhaltet sowohl das Hosting der Medien auf einem hochverfügbaren Amazon-S3-Storage, als auch eine in weiten Teilen konfigurierbare Datenbank für medienbezogene Metadaten. Diese können über eine benutzerfreundliche und browserbasierte Oberfläche gepflegt und abgefragt werden. Darüber hinaus verfügt Bynder über eine API (Application Programming Interface), welche den Zugriff auf Medien und Metadaten sowie die Ausführung zahlreicher Operationen wie Upload und Download erlaubt.

Für die Anbindung an MuseumPlus kommt weiterhin BeeCollect Media zum Einsatz, ergänzt um den BeeCollect DAM Connector für MuseumPlus.

Import und Migration von Medien

Künftig zu importierende Mediendateien werden weiterhin im Dateinamen mit der Inventar- oder Datensatznummer des zugehörigen Objektes bzw. Datensatzes in MuseumPlus gekennzeichnet. Der Import  in das DAMS Bynder und die Verknüpfung mit MuseumPlus erfolgen durch BeeCollect Media. Dazu werden in BeeCollect Media Importprofile für verschiedene Sammlungsbereiche und FotografInnen angelegt. Jedes Profil verfügt über einen individuellen Ordner, in dem Dateien durch den Nutzer zum Upload abgelegt werden können. BeeCollect Media liest nach einem zeitgesteuerten Plan regelmäßig die in den einzelnen Upload-Ordnern abgelegten Dateien, identifiziert den jeweiligen Datensatz in MuseumPlus und startet den Upload des Mediums in Bynder.

Nach erfolgtem Upload eines Mediums wird in der MuseumPlus-Datenbank automatisch ein Multimedia-Datensatz angelegt, welcher die Verknüpfung zwischen dem hochgeladenen Medium und dem MuseumPlus-Datensatz repräsentiert.

Für die Übertragung der bereits in MuseumPlus verknüpften Medien kam ein spezielles Migrationsprofil in BeeCollect Media zum Einsatz. Mit diesem wurden verknüpfte Mediendateien unter Beibehaltung ihrer in MuseumPlus bereits existierenden Multimedia-Datensätze in Bynder übertragen. Dadurch konnten die im Multimedia-Datensatz gespeicherten Metadaten erhalten werden und eine Neuverknüpfung der Mediendatei war nicht notwendig.

Metadatensynchronisation

Ein wichtiges Argument für die Einführung von Bynder als Digitales-Asset-Management-System war für das Nationalmuseum Stockholm seine intuitive, browserbasierte Benutzeroberfläche. Sie ermöglicht dem Nutzer auf einfache Weise die Recherche nach verfügbaren Medien über eine Volltextsuche sowie konfigurierbare Filter. Suchergebnisse können in sogenannten „Lightboxes“ gespeichert und mit anderen Nutzern geteilt werden.

Damit diese Funktionen wirksam eingesetzt werden können ist es notwendig, die Datenbank von Bynder entsprechend mit Metadaten zu füllen. Für die sammlungsbezogenen Medien sind diese Metadaten bereits in der MuseumPlus-Datenbank gespeichert -  sie mussten nun noch auf geeignete Weise in Bynder übertragen werden.

Auch hier kam BeeCollect Media zum Einsatz. Es wurden für verschiedene Sammlungsbereiche und FotografInnen indivduelle Metadaten-Mappings erstellt, die von den Administratoren des Museusms selbst in der Benutzeroberfläche von BeeCollect Media bearbeitet werden können. Um die Datei in Bynder auf dem aktuellsten Stand zu halten, werden Änderungen in der MuseumPlus-Datenbank von BeeCollect Media registriert und in regelmäßigen Abständen in Form von inkrementellen Updates in Bynder übertragen. Im Gegenzug werden ausgewählte Angaben, die von Nutzern in Bynder erfasst worden sind (z.B. Tags und Nutzerkommentare) in MuseumPlus übertragen.

Der Vorgang der Metadaten-Synchronisation erfolgt für den Nutzer vollständig transparent im Hintergrund. Vorgenommene Änderungen in dem einen System sind innerhalb weniger Minuten im jeweils anderen System sichtbar.

Bynder-Integration in MuseumPlus

Durch die Übertragung der Mediendateien aus dem Dateisystem in das Ditigal-Asset-Management-System Bynder, welches verwaltete Medien in einem cloudbasierten Amazon-S3-Speicher ablegt, kann MuseumPlus in seiner Standardkonfiguration diese Medien nicht mehr erreichen. Sie können in MuseumPlus weder angezeigt noch für die Weiterverarbeitung heruntergeladen und lokal gespeichert werden.

MuseumPlus verfügt jedoch in einigen Versionen über eine Applikationsschnittstelle, welche unter anderem die Einbindung von externen Programmbibliotheken für die Medienverwaltung unterstützt. Diese Schnittstelle wird vom BeeCollect  DAM Connector verwendet, um der Anwendung MuseumPlus den Zugriff auf im Digital-Asset-Management-System Bynder gespeicherte Medien zu erlauben.

Der BeeCollect DAM Connector erlaubt MuseumPlus die Anzeige von in Bynder gespeicherten Medien, bietet die Möglichkeit, Bilder in verschiedenen Qualitätsstufen und Auflösungen herunterzuladen und lokal zu speichern. Darüber hinaus können Medien in Druckausgaben eingebunden oder per E-Mail versandt werden.

Dadurch, dass der BeeCollect DAM Connector für die Anzeige in MuseumPlus aus Bynder stets nur ein für die Bildschirmdarstellung optimiertes Thumbnail herunterlädt, führt der Einsatz von Bynder insbesondere bei großen Mediendateien zu einer deutlich spürbaren Geschwindigkeitssteigerung der Anzeige in MuseumPlus.

Fazit

Bereits in der ersten Woche nach der Einführung von BeeCollect Media im Zusammenspiel mit Bynder am Nationalmuseum Stockholm konnten mehr als 75.000 hochauflösende Bilder in das neue Digital-Asset-Management-System überführt und mit Metadaten angereichert werden. Die dabei übertragene Datenmenge beläuft sich auf mehr als 1.5 Terrabyte.

Die Resonanz der Nutzer, die bereits mit dem neuen System Kontakt hatten, war ausgesprochen positiv. Insbesondere durch die browserbasierte Recherche in Bynder erschließen sich die vorhandenen Medienbestände auf bisher nicht gekannte Art und Weise, während gleichzeitig die Darstellung in MuseumPlus deutlich beschleunigt wurde.

Für manche Anwender werden durch das neue System aber nicht nur erstmals die Medienbestände, sondern auch die aus MuseumPlus stammenden beschreibenden Metadaten verfügbar gemacht, was insbesondere im Bereich der Ausstellungsplanung und wissenschaftlichen Recherche deutliche Akzente innerhalb und außerhalb des Museums setzen dürfte.