BeeCollect Media im Salzburg Museum

Lesen Sie wie der Einsatz von BeeCollect Media im Salzburg Museum für effizientere Prozesse und bessere Qualität bei der Medienverwaltung im Kontext des Sammlungsmanagements sorgt.

Das Salzburg Museum ist ein Museum für Kunst- und Kulturgeschichte für die Region Salzburg. Es ist verantwortlich für die Verwaltung und Bewahrung von mehreren Hunderttausend Objekten aus 15 unterschiedlichen Sammlungsbereichen. Mit den Objekten des Museums werden 11 Standorte dauerhaft bespielt. Darüber hinaus organisiert das Salzburg Museum jedes Jahr diverse wechselnde Ausstellungen an unterschiedlichen Orten.

Hintergrund

Das Salzburg Museum setzt für die Verwaltung seiner Sammlungsbestände seit vielen Jahren das Programm MuseumPlus der Firma zetcom ein. Ein Team von mehr als 10 Mitarbeitern ist kontinuierlich mit der Inventarisierung und Dokumentation der Sammlungsobjekte beschäftigt. Durch ihre Arbeit sind mittlerweile 250.000 Objekte in MuseumPlus eingepflegt. Jedes Jahr kommen ca. 20.000 Objekte neu hinzu. Dabei werden nicht nur Daten in Textform erfasst und gepflegt, sondern auch Verknüpfungen zu externen Medien, insbesondere den Objektfotos hergestellt.

Herausforderung

Die Verwaltung der Mediendateien, die für die Objektdokumentation relevant sind, stellt eine besondere Herausforderung für das Sammlungsmanagement des Salzburg Museums dar. Vor allem Fotos müssen in sehr großer Zahl erstellt, archiviert und mit Objektdatensätzen in MuseumPlus verknüpft werden. Dies ist ein aufwändiger und störungsanfälliger Prozess, besonders wenn alle Schritte manuell erfolgen müssen. Deshalb hat sich das Salzburg Museum frühzeitig dafür entschieden, wesentliche Teilaufgaben in diesem Prozess zu automatisieren.

Dabei kam zunächst ein einfaches Softwareskript zum Einsatz, das die Verknüpfung der Fotos mit den zugehörigen Objektdatensätzen selbsttätig vornahm. Diese Lösung basierte auf dem Monitoring einschlägiger Dateiordner. Darin enthaltene Dateien wurden über das Kriterium des Dateinamens den passenden Partnerdatensätzen in MuseumPlus zugeordnet. Durch diesen Mechanismus konnten die Mitarbeiter des Inventarisierungsteams weitgehend davon befreit werden, die Verknüpfung zwischen Medien und Sammlungsobjekten manuell herzustellen.

Die eingesetzte Softwarelösung beließ aber immer noch weite Bereiche des Umgangs mit den externen Medien in den Händen des Inventarisierungsteams. Metadaten von Dokumenten und Bildern mussten bei Bedarf in einem interaktiven Prozess in MuseumPlus übertragen werden. Externe Dateien wurden in dafür vorgesehenen Dateiordnern abgelegt, konnten dort jedoch versehentlich geändert, überschrieben, gelöscht oder verschoben werden. Vor allem die Notwendigkeit, die Integrität des externen Medienpools vor störenden Eingriffen zu schützen, erwies sich zusehends als kritische Anforderung an die Medienverwaltung im Kontext des Sammlungsmanagements. Dies konnte mit der vorhandenen Lösung nur unzureichend gewährleistet werden.

Lösung

Vor diesem Hintergrund kamen die Verantwortlichen des Salzburg Museums zu dem Entschluss, im Jahr 2014 die Anschaffung einer umfassenden Softwarelösung für das Management der digitalen Assets in Angriff zu nehmen. Diese sollte die folgenden wesentlichen Anforderungen erfüllen:

  • Verknüpfung der externen Bilder und Dokumente mit MuseumPlus
  • Synchronisation der Metadaten zwischen externen Dateien und MuseumPlus
  • Bereitstellung von Dateien in unterschiedlichen Formaten und Auflösungen
  • Verwaltung des Medienpools in einem geschützten Datei-Repository

Nach umfangreicher Evaluation der auf dem Markt verfügbaren Angebote entschied sich das Salzburg Museum für das System BeeCollect Media der Firma Solvatec.

Den Ausschlag für BeeCollect Media gab gegenüber anderen Alternativen die bereits vorhandene technische Integration mit MuseumPlus. Eine vergleichbare Anbindung wäre bei anderen Systemen mit ansonsten gleichwertiger Funktionalität nur mit einem erheblich höheren Aufwand zu realisieren gewesen. Die Entscheidung für BeeCollect Media versprach in diesem Kontext, dass die gestellten Anforderungen relativ schnell und zu vergleichsweise niedrigen Kosten erfüllt werden können.

Ergebnisse

Im Rahmen der Einführung von BeeCollect Media wurden zunächst die bestehenden Medienbestände gesichtet und eine neue Ordnerstruktur für die Einbindung externer Medien in MuseumPlus definiert. Alle relevanten Medien sollten anschließend neu mit Ihren Partnerdatensätzen in MuseumPlus verknüpft werden. Dafür mussten in BeeCollect Media die erforderlichen Profile für die Medienverwaltung eingerichtet werden.

Diese Aufgabe übernahm der zuständige Projektleiter von Solvatec in enger Abstimmung mit dem Team des Salzburg Museums. Auf diese Weise wurde ein differenziertes Set von Einstellungen implementiert, welches die Besonderheiten der vielschichtigen Nutzungskontexte berücksichtigte. Die dabei entstandenen Profile legten Regeln für die folgenden typischen Aufgaben fest:

  • Muster für die Zuordnung eines Dateinamens zu einem Objekt.
  • Quell- und Zielordner für den Import und die Ablage von Dateien
  • Metadaten-Mappings für die Synchronisation zwischen MuseumPlus und Datei-Repository
  • Vorgaben für die Erzeugung von Dateivarianten

Im Mai 2014 startete BeeCollect Media mit dem Import bzw. Reimport der bereits vorhandenen Sammlungsmedien. Anhand der vorkonfigurierten Importprofile wurden dabei insgesamt mehr als 100.000 Bilder und Dokumente neu mit MuseumPlus verknüpft. Auf diese Weise wurden alle digitalen Assets in einen Medienpool übertragen, der vor irrtümlichen Modifikationen durch individuelle Akteure geschützt ist. Alle Zugänge, Abgänge und Änderungen in diesem Datei-Repository können nur noch über BeeCollect Media initiiert werden. Damit war eines der Hauptziele der Einführung eines Digital-Asset-Management-Systems bereits mit Produktivstellung von BeeCollect Media erreicht.

Seit der Einbindung des initialen Medienbestands im Mai 2014 wurden bis heute mehr als 200.000 Bilder und Dokumente über BeeCollect Media mit MuseumPlus verknüpft. Der Aufwand für die Medienverwaltung im Kontext der Sammlungsdokumentation konnte durch die Einführung des neuen Systems deutlich reduziert werden. Der allgemeine Workflow der Medienverwaltung erfordert seither kaum mehr manuelle Eingriffe. Die in den Importprofilen definierten Regeln, werden kontinuierlich im Hintergrund überwacht und durchgeführte Aktionen hinsichtlich ihres Status fortlaufend protokolliert. Einzelne Einstellungen an den Profilen können bei Bedarf durch die zuständigen Administratoren im Salzburg Museum angepasst werden

Gleichzeitig konnte durch die Einführung von BeeCollect Media auch die Qualität der verfügbaren Medieninformation erheblich angehoben werden. Die Güte der Mediendaten in MuseumPlus profitiert dabei einerseits davon, dass Bilder und Dokumente nicht mehr irrtümlich verändert und fehlerhaft zugeordnet werden. Andererseits kommen die elementaren Verknüpfungsinformationen nun häufig bereits angereichert um aussagefähige Metadaten in MuseumPlus an.

Highlights

Die wichtigsten Funtionen von BeeCollect Media

  • maßgeschneiderte DAM-Software für MuseumPlus
  • leistungsfähige Metadaten-Verwaltung
  • automatisierte Verknüpfung von Sammlungsdaten und digitalen Assets 
  • automatisierte Erzeugung gewünschter Dateiformate und -größen
  • integrierte Schnittstellen zu weiteren etablierten DAM-Systemen (Cumulus; Portfolio)

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